O papel da comunicação na circulação das informações dentro das empresas

Comunicar significa partilhar e não apenas falar ou escrever. 
A qualidade da comunicação interna é um fator essencial para o sucesso das empresas diante de uma concorrência cada vez mais viva e agressiva.
 Se a comunicação é realizada de modo competente, proporciona boas relações entre os funcionários e integra-os no quotidiano de trabalho ao divulgar com transparência as decisões e objetivos da empresa.
A comunicação assume cada vez mais importância global, incentivando o público interno da empresa a gerar e a passar informações para os diversos setores nela existentes e consequentemente aos clientes e à própria organização, principalmente os funcionários.
Foram criados vários instrumentos para promover a circulação das informações na empresa - a comunicação interna: as publicações impressas (jornais, revistas, boletins); o jornal mural; a intranet; os newsletters eletrónico e os vídeos institucionais.
Para uma boa comunicação, deve-se escolher o meio mais adequado aos objetivos desejados.
Hoje a comunicação interna é vista como uma ferramenta estratégica.
O primeiro contato do cliente com a empresa é o chamado “momento da verdade”, pode acontecer através do site, mas na maioria dos casos envolve o contato humano.
Algumas empresas já reconheceram a importância de fornecer uma comunicação eficiente e dinâmica aos seus funcionários. Não importa qual a forma sob a qual será passada a informação aos colaboradores, desde que a comunicação interna flua homogeneamente, o cliente será bem atendido e o resultado final será sempre satisfatório.

Fonte: Adaptado de: A comunicação como diferencial para o atendimento nas organizações, http://www.eumed.net/rev/turydes/05/gss.htm

Para além da simples secretária

O papel da secretária tem vindo alterar-se ao longo do tempo devido à evolução tecnológica e à redução custos.

A secretária continua a assistir em todas as tarefas a chefia. Se o gestor delega muito trata-se de uma verdadeira  assessoria e é-lhe exigido conhecimentos de organização empresarial, marketing, recursos humanos,…

A simples secretária que se  limitava a atender o telefone, redigir cartas  no computador, gerir a agenda e a organizar eventos, deve hoje em dia, também, planear  reuniões, interagir com os colegas, com vendedores e com o público em geral.

Antigamente esperava–se que uma secretária  tivesse um papel  passivo, simples, de cumpridora de  ordens. Hoje  com o aumento do ritmo de trabalho nas empresas  a chefia tem de delegar  o maior número possível de tarefas  de  maneira a poder concentar-se nas decisões de gestão mais importantes.

Uma secretária eficaz deve agir proativamente desafiando sempre que acredita que há formas mais eficazes de trabalho manifestando uma postura assertiva, deve saber gerir situações de conflito e lidar com interlocutores de perfil muito diferentes.

Fonte: As novas secretárias, Maria João Alexandre, Executive Digest, outubro de 2003